Tại hội thảo MBA Talk #92 với chủ đề “How can HR accelerate process improvement?”, các chuyên gia đã chia sẻ về cách nhân sự đóng góp vào mọi khía cạnh. Trong đó bao gồm từ tuyển dụng, đào tạo nhân viên, đến quản lý hiệu suất. Cùng với đó là cách xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Những yếu tố đó được xếp theo chu kì được gọi là “Vòng đời nhân viên”. “Vậy “vòng đời” của nhân viên nên được tối ưu hóa như thế nào ? Hãy cùng Cộng đồng Giá tốt Việt Nam tìm hiểu trong bài viết này

Tuyển dụng và quản lý nhân tài

Đầu tiên là quản lý nhân tài. Trong quá trình này, HR cần hợp tác chặt chẽ với các trưởng bộ phận. Từ đó lên kế hoạch chuẩn bị cho lực lượng lao động kỳ tiếp theo. Quá trình này bao gồm xác định số lượng nhân viên cần tuyển dụng. Cùng với đó là yêu cầu và cách thức tuyển dụng, v.v..

Bà Tôn Nữ Quỳnh Như, People Director của Sanofi, nhấn mạnh rằng quá trình này phải dựa trên mục tiêu của tổ chức trong năm tiếp theo. Ví dụ, nếu doanh nghiệp đặt mục tiêu tăng trưởng doanh số, bộ phận nhân sự cần tập trung vào việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên cho phòng Sales.

Bà Châu Trần Thanh Thảo – HRBP Manager của MSC, cho biết: “Về phía các trưởng bộ phận, họ cần hiểu rõ nhu cầu nhân lực của bộ phận mình. Bao gồm số lượng nhân viên cần tuyển dụng, kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết. Yêu cầu càng rõ ràng từ phía trưởng bộ phận thì khả năng HR tìm được ứng viên phù hợp càng cao.”

Sau khi đã hiểu rõ về các nhu cầu của tổ chức cũng như của từng trưởng bộ phận, HR tiến hành tìm kiếm ứng viên phù hợp. Họ sử dụng các nguồn dữ liệu có sẵn. Ngoài ra họ có thể hợp tác với các đơn vị chuyên về headhunt (tìm kiếm nhân sự). Từ đó xây dựng danh sách ứng viên phù hợp nhất cho từng vị trí cụ thể.

Hoàn thành quá trình tuyển dụng, HR đóng vai trò quan trọng trong việc đào tạo nhân viên mới. Bà Như chia sẻ mỗi công ty đều có đặc điểm riêng về quy trình và văn hóa tổ chức. Vì vậy việc đào tạo nhân viên mới là một bước không thể thiếu. Điều này giúp nhân viên mới hiểu rõ hơn về tổ chức. Đồng thời hòa nhập nhanh chóng vào môi trường làm việc.

Quản lý và thúc đẩy hiệu suất làm việc

Việc kiểm tra hiệu suất định kỳ (thường là hàng tháng, quý hoặc năm) là điều cần thiết. Khi phát hiện một nhân viên không đạt được hiệu suất như mong đợi, đội ngũ nhân sự cần phản hồi kịp thời và giải thích rõ ràng về những yếu tố mà công ty kỳ vọng ở nhân viên đó. Bà Quỳnh Như cũng nhấn mạnh rằng nhân sự và trưởng các bộ phận cần liên tục phát triển kỹ năng lắng nghe. Đồng thời tăng cường khả năng điều chỉnh cảm xúc (EQ). Từ đó đối phó hiệu quả trong các tình huống như vậy.

Bên cạnh đó, để cải thiện hiệu suất làm việc, nên phát triển văn hóa công ty mà trong đó nhân viên được đề xuất thực hiện những đổi mới và học hỏi từ những sai lầm của mình. Điều này giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực. Nơi mọi người có thể phát triển và tiến bộ từ kinh nghiệm làm việc thực tế.

Gắn kết với nhân viên và xây dựng văn hóa tổ chức

Trong hầu hết mọi tổ chức, sự gắn kết là yếu tố không thể thiếu. Đội ngũ HR thường tổ chức các cuộc khảo sát nhằm tăng cường hiểu biết. Đồng thời gắn kết của người lao động với doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc thực hiện các hoạt động này thường gặp phải nhiều hạn chế. Chủ yếu là dó thiếu hành động cụ thể sau khi thu thập kết quả. Do đó, bà Thảo khuyên rằng cần tuyên truyền và giải thích cho nhân viên về mục đích của cuộc khảo sát. Việc này sẽ giúp tăng cường ý thức và sự tham gia của họ.

Ngoài ra, sự gắn kết cũng được thể hiện thông qua các hoạt động team building và việc khen thưởng. Bởi vì không chỉ là mức lương, người lao động đòi hỏi nhiều hơn thế. Họ cần một môi trường làm việc tích cực, nơi mà sếp quan tâm đến quá trình phát triển của nhân viên. Đồng thời, họ cần được công nhận và khen ngợi cho những đóng góp của mình.

Thúc đẩy sự cộng tác giữa các phòng ban

Trong quá khứ, các văn phòng làm việc truyền thống thường có sự tách biệt giữa các phòng ban và tách biệt giữa nhân viên và các cấp quản lý. Tuy nhiên, hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang mô hình văn phòng mở (open space). Điều này giúp tạo ra sự gắn kết giữa các phòng ban. Đồng thời giảm bớt khoảng cách do sự khác biệt văn hóa và tăng cường hiệu suất kinh doanh.

Tái lập quy trình kinh doanh và quản trị sự thay đổi

Trong một thị trường đầy biến động, việc không thích nghi và tái lập quy trình kinh doanh có thể dẫn đến sự tụt hậu và bị đối thủ vượt mặt. Một ví dụ điển hình là Nokia, một trong những tên tuổi chiếm lĩnh thị trường điện thoại toàn cầu. Tuy nhiên, do thiếu linh hoạt và thích nghi với sự biến đổi, Nokia dần mất đi vị thế của mình.

Đồng thời, quản trị sự thay đổi là yếu tố quan trọng cho sự tồn tại của doanh nghiệp. Tuy nhiên, một số nhân viên có thể có những phản ứng tiêu cực với sự thay đổi. Lúc này vai trò của bộ phận Nhân sự trở nên cực kỳ quan trọng. Người làm Nhân sự cần đảm nhận vai trò hướng dẫn, hỗ trợ nhân viên trong quá trình thay đổi. Cùng với đó đào tạo và phổ cập về ý nghĩa và lợi ích của sự thay đổi. Thông qua đó nhân viên hiểu và chấp nhận nó. Bằng cách này, họ có thể thấy được lợi ích của sự thay đổi đối với doanh nghiệp. Cùng với đó là lợi ích đối với quá trình phát triển cá nhân.

Chuẩn bị cho sự rời đi

Sau thời gian cống hiến cho tổ chức, không tránh khỏi sẽ đến lúc một số nhân viên phải rời đi. Đây là thời điểm mà bộ phận Nhân sự cần tạo ra quy trình off-boarding chuyên nghiệp – một phần của “nghệ thuật HR”. Đội ngũ nhân sự có thể hỗ trợ nhân viên trong việc bàn giao nhiệm vụ cũng như cung cấp sự hỗ trợ tinh thần khi cần thiết.

Việc duy trì mối quan hệ với nhân viên cũ cũng rất quan trọng. Khi nhân viên rời đi trong trải nghiệm tích cực, họ có thể là ứng viên tiềm năng cho những vị trí mới trong tương lai. Vì thế, đội ngũ nhân sự có thể xây dựng mạng lưới nhân viên và cựu nhân viên để duy trì mối quan hệ. Hoặc chia sẻ những thông tin bổ ích hay cập nhật tình hình của doanh nghiệp, v.v..

Như vậy, HR không chỉ đảm nhiệm các công việc hành chính mà còn đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức. Từ quá trình tuyển dụng và quản lý nhân sự, đào tạo và phát triển, đến quản lý hiệu suất và tạo môi trường gắn kết, HR luôn đóng vai trò không thể thay thế trong chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Khai thác tối đa vai trò của HR sẽ giúp doanh nghiệp thích nghi linh hoạt với sự biến đổi của thị trường. Đồng thời là nền tảng cho sự thành công vượt bậc trong tương lai.